Seit 1. Januar 2025 ist es offiziell: Die elektronische Rechnung ist in Deutschland für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. Doch laut einer aktuellen Studie fühlen sich 52 Prozent der KMUs unvorbereitet – viele wissen nicht einmal, was eine E-Rechnung überhaupt ist. Eine PDF-Rechnung per E-Mail? Zählt nicht mehr. Word-Vorlagen? Reichen nicht aus.
Für einen Handwerksbetrieb, der bisher Rechnungen in Word schreibt, oder eine kleine Steuerberatung mit Excel-Abrechnungen bedeutet das: Handlungsbedarf. Aber keine Panik – mit den richtigen Informationen und der passenden Software ist die Umstellung machbar. In diesem Artikel erklären wir Ihnen in verständlicher Sprache, was Sie wirklich wissen und tun müssen.
Was ist eine E-Rechnung? (Für Nicht-IT-ler erklärt)
Eine elektronische Rechnung ist NICHT einfach eine PDF-Datei, die Sie per E-Mail verschicken. Das ist der häufigste Irrtum. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat – technisch gesprochen: eine XML-Datei. Das klingt kompliziert, ist es aber im Alltag nicht.
Der Unterschied: Eine PDF-Rechnung ist wie ein Foto Ihrer Rechnung – hübsch anzusehen, aber der Computer kann die Daten darin nicht automatisch verarbeiten. Eine E-Rechnung ist wie eine Excel-Tabelle – alle Informationen (Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Lieferant) sind strukturiert hinterlegt und können direkt von Buchhaltungssoftware eingelesen werden.
In Deutschland gibt es zwei Hauptformate:
XRechnung: Eine reine XML-Datei ohne sichtbares Dokument. Sie benötigen spezielle Software, um sie anzuschauen – etwa einen kostenlosen Viewer auf elster.de. Vor allem Behörden nutzen dieses Format.
ZUGFeRD: Ein Hybrid-Format – das ist eine normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich unsichtbar eine XML-Datei eingebettet ist. Sie können die Rechnung ganz normal öffnen und sehen, aber Ihr Buchhaltungsprogramm liest automatisch die strukturierten Daten aus. Für KMUs ist das meist die praktischere Lösung.
Die Fristen: Was gilt wann?
Der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen geschaffen, weil er weiß: Nicht jedes Unternehmen schafft die Umstellung sofort. Hier die wichtigsten Stichtage:
Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen MUSS E-Rechnungen empfangen können – egal wie klein. Das bedeutet: Sie brauchen mindestens eine E-Mail-Adresse und eine Möglichkeit, XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien zu öffnen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung ist nicht mehr nötig – wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese akzeptieren.
Bis 31. Dezember 2026: Sie dürfen noch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen verschicken. Allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt – und viele größere Unternehmen verlangen bereits jetzt E-Rechnungen.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen zwingend E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen haben noch ein Jahr länger Zeit.
Ab 1. Januar 2028: Für alle Unternehmen – egal wie groß – ist die E-Rechnung Pflicht. Nur noch Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind ausgenommen.
Praxisbeispiel: Was ändert sich konkret?
Nehmen wir einen Heizungsbau-Betrieb mit 12 Mitarbeitern. Bisher lief es so:
Früher: Die Bürokraft erstellt Rechnungen in Word nach einer Vorlage, speichert sie als PDF und mailt sie dem Kunden. Der Kunde druckt die Rechnung aus, seine Buchhaltung tippt die Daten manuell ins System ein – oder scannt die Rechnung und nutzt teure OCR-Software (optische Texterkennung).
Ab 2025: Die Bürokraft nutzt eine E-Rechnungssoftware (z.B. sevDesk oder Lexoffice). Sie erstellt die Rechnung wie gewohnt in einem Formular, klickt auf „Senden als E-Rechnung“ – das Programm erzeugt automatisch eine ZUGFeRD-Datei. Der Kunde erhält eine PDF per E-Mail, die normal aussieht. Seine Buchhaltungssoftware liest die eingebetteten XML-Daten automatisch aus – kein Abtippen mehr, keine Fehler.
Das Resultat: Der Kunde spart Zeit, Ihr Betrieb erfüllt die gesetzliche Pflicht, und Sie wirken professioneller.
Welche Software brauchen Sie wirklich?
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht tausende Euro investieren. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme unterstützen E-Rechnungen bereits – oft sogar in den günstigsten Tarifen. Hier ein Überblick für KMUs:
Für Kleinunternehmer und Selbstständige (bis 10 Mitarbeiter):
sevDesk (ab 12,90 €/Monat): Sehr benutzerfreundlich, E-Rechnungen in allen Tarifen enthalten, DATEV-Schnittstelle für Ihren Steuerberater, Banking-Integration. Es gibt sogar einen dauerhaft kostenlosen Tarif für 3 Rechnungen pro Monat – ideal zum Testen.
Lexoffice (ab 7 €/Monat): Von der etablierten Marke Lexware, besonders gut für Belege-Management, ebenfalls DATEV-Export, etwas traditionellere Oberfläche.
Für kleine und mittlere Unternehmen (10-50 Mitarbeiter):
DATEV SmartTransfer: Wenn Sie bereits mit DATEV-Software arbeiten oder Ihr Steuerberater DATEV nutzt, ist das die nahtloseste Lösung. Preise variieren je nach Umfang – sprechen Sie direkt mit DATEV.
Qonto (ab 9 €/Monat): Kombiniert Geschäftskonto mit Rechnungsstellung – praktisch, wenn Sie ohnehin ein neues Firmenkonto suchen.
WISO MeinBüro (ab 5,40 €/Monat): Günstige All-in-One-Lösung, wahlweise als Desktop- oder Cloud-Version.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Software explizit XRechnung UND ZUGFeRD unterstützt. Fragen Sie beim Anbieter nach, ob die Version mindestens ZUGFeRD 2.0.1 (nicht MINIMUM oder BASIC-WL) entspricht – das sind die gesetzlich geforderten Standards.
Müssen Sie Ihre bestehende Software wechseln?
Nicht unbedingt. Wenn Sie bereits ein Rechnungsprogramm nutzen, prüfen Sie:
- Rufen Sie Ihren Software-Anbieter an und fragen: „Unterstützt Ihre Software E-Rechnungen nach XRechnung oder ZUGFeRD 2.0.1?“
- Falls ja: Eventuell brauchen Sie nur ein Update oder ein kostenpflichtiges Modul.
- Falls nein: Prüfen Sie Add-ons oder Zusatztools, die PDF-Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandeln (z.B. EU-Rechnung mit KI-Konvertierung).
Viele spezialisierte Branchensoftware-Anbieter (etwa für Anwälte, Ärzte oder Handwerker) haben mittlerweile E-Rechnungs-Module entwickelt. Bevor Sie komplett wechseln, lohnt sich die Nachfrage beim aktuellen Anbieter.
Was passiert, wenn Sie nichts tun?
Viele KMUs unterschätzen die Dringlichkeit. „Das haben wir bisher auch anders gemacht“ funktioniert hier nicht – es ist gesetzliche Pflicht. Die Konsequenzen:
Geschäftliche Risiken: Größere Kunden oder öffentliche Auftraggeber verlangen bereits jetzt E-Rechnungen. Wer keine versenden kann, verliert potenziell Aufträge.
Rechtliche Risiken: Zwar droht aktuell keine Strafe, wenn Sie 2025 noch keine E-Rechnungen versenden (Übergangsfristen!). ABER: Wenn Sie E-Rechnungen nicht empfangen können und ein Lieferant Ihnen eine schickt, verstoßen Sie gegen das Umsatzsteuergesetz. Das kann bei Prüfungen Probleme geben.
Wettbewerbsnachteil: Unternehmen, die jetzt umstellen, wirken professioneller. Wenn 2028 alle Mitbewerber E-Rechnungen nutzen und Sie immer noch Word-Vorlagen verschicken, sendet das ein Signal: „Wir sind nicht auf dem aktuellen Stand.“
Die 5-Schritte-Umsetzung für KMUs
Strukturiertes Vorgehen verhindert Chaos. So gehen Sie vor:
Schritt 1 – Bestandsaufnahme (1 Stunde): Notieren Sie: Wie erstellen Sie aktuell Rechnungen? Welche Software nutzen Sie? Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Monat? Wer in Ihrem Team ist dafür zuständig?
Schritt 2 – Empfang vorbereiten (sofort): Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse ein (z.B. rechnungen@ihr-unternehmen.de). Installieren Sie einen kostenlosen E-Rechnungsviewer, etwa den ELSTER-Viewer (https://www.e-rechnung.elster.de). Informieren Sie Ihre Lieferanten über diese Adresse.
Schritt 3 – Software wählen (2-3 Tage): Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen von sevDesk (14 Tage) und Lexoffice (30 Tage). Lassen Sie Ihre Bürokraft oder den zuständigen Mitarbeiter beide Programme ausprobieren. Welches fühlt sich intuitiver an? Welches bietet die Funktionen, die Sie brauchen?
Schritt 4 – Daten übertragen (1-2 Wochen): Die meisten Programme bieten Import-Funktionen für Kundenstammdaten. Exportieren Sie Ihre bestehenden Kontakte aus Excel oder Ihrer alten Software und importieren Sie sie ins neue System. Nehmen Sie sich Zeit, Rechnungsvorlagen mit Logo und Fußzeile anzupassen.
Schritt 5 – Team schulen (halber Tag): Zeigen Sie allen Beteiligten: Wie erstellt man eine E-Rechnung? Wie empfängt und verarbeitet man sie? Die meisten Software-Anbieter bieten kostenlose Onboarding-Webinare an – nutzen Sie diese.
Praktische Tipps für die Umstellung
Starten Sie mit einem Testlauf: Wählen Sie einen treuen Kunden und schicken Sie ihm probeweise eine E-Rechnung parallel zur gewohnten Rechnung. Fragen Sie nach Feedback: Konnte er sie problemlos öffnen und verarbeiten?
Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig: Verschicken Sie ein kurzes Info-Schreiben: „Ab [Datum] erhalten Sie von uns E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Sie können diese wie gewohnt als PDF öffnen. Falls Sie Fragen haben, melden Sie sich gern.“
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater: Viele Steuerberater arbeiten bereits mit E-Rechnungen und können Ihnen konkrete Software-Empfehlungen geben, die nahtlos mit ihren Systemen funktionieren. DATEV-Schnittstellen sind hier Gold wert.
Nutzen Sie die Übergangsfristen clever: Sie müssen nicht heute auf E-Rechnungen umstellen – aber je früher, desto entspannter. Wer 2027 in letzter Minute umstellt, hat Zeitdruck und höheres Fehlerrisiko.
Kosten-Nutzen-Rechnung
Viele Unternehmen fragen: „Lohnt sich die Investition?“ Hier eine ehrliche Rechnung:
Kosten:
- Software: ca. 10-25 Euro pro Monat = 120-300 Euro pro Jahr
- Einmalige Einrichtung: ca. 4-8 Stunden Arbeitszeit (bei Eigenregie)
- Optional: Externe Unterstützung durch IT-Dienstleister: ca. 500-1.000 Euro einmalig
Zeitersparnis: Laut Studien benötigt die Buchhaltung durchschnittlich 5 Minuten pro Eingangsrechnung bei manueller Bearbeitung (PDF öffnen, Daten abtippen, prüfen, buchen). Mit E-Rechnungen: etwa 30 Sekunden (automatischer Import, kurze Prüfung, buchen). Bei 200 Rechnungen pro Monat entspricht das 15 Stunden Zeitersparnis monatlich – hochgerechnet 180 Stunden im Jahr. Bei einem Stundensatz von 40 Euro sind das 7.200 Euro Einsparung.
Selbst bei deutlich weniger Rechnungen rechnet sich die Umstellung innerhalb eines Jahres.
Fazit: Kein Grund zur Panik, aber jetzt handeln
Die E-Rechnungspflicht ist keine Schikane, sondern eine Chance zur Digitalisierung. Ja, sie erfordert anfangs Aufwand. Aber moderne Software macht die Umsetzung deutlich einfacher als viele befürchten.
Unsere wichtigsten Tipps:
Fangen Sie jetzt an – auch wenn Sie bis 2027 Zeit haben. Je früher Sie starten, desto weniger Stress haben Sie.
Wählen Sie eine Software, die zu Ihrem Team passt. Das günstigste Programm hilft nichts, wenn Ihre Mitarbeiter damit nicht zurechtkommen.
Lassen Sie sich helfen. Ihr Steuerberater, die IHK oder ein IT-Dienstleister können beraten. Die anfängliche Investition in professionelle Unterstützung spart später viel Frust.
Vergessen Sie nicht den Empfang. Viele KMUs fokussieren sich nur aufs Versenden – aber seit Januar 2025 müssen Sie auch E-Rechnungen empfangen können.
Die gute Nachricht zum Schluss: Einmal eingerichtet, läuft das System meist problemlos. Und Sie haben einen Digitalisierungsschritt geschafft, der Ihrem Unternehmen langfristig Wettbewerbsvorteile bringt.
Kostenlose E-Rechnungs-Erstberatung: Wir analysieren Ihre Situation und zeigen, welche Software-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt – inklusive realistischer Kosten-Nutzen-Einschätzung.
