Die IT-Abteilung meldet: Zehn Laptops müssen ersetzt werden. Der Außendienst braucht mobile Arbeitsplätze. Die Buchhaltung klagt über langsame Rechner. Als Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs, Großhändlers oder Dienstleisters stehen Sie plötzlich vor einem Angebot mit Begriffen wie Copilot+, NPU, Thunderbolt 5 und OLED-Display – und fragen sich: Was davon brauche ich wirklich? Und was ist nur teures Marketing?
Die Auswahl an Business-Laptops war nie größer, die Preisunterschiede nie verwirrender. Ein vermeintlich günstiges Angebot kann sich über die Jahre als teurer Fehlkauf erweisen, während das Premium-Gerät für viele Arbeitsplätze schlicht überdimensioniert ist. In diesem Artikel erklären wir, worauf es bei der Laptop-Beschaffung für KMUs wirklich ankommt – und wo Sie getrost sparen können.
Warum Business-Laptops anders sind als Consumer-Geräte
Der erste Impuls vieler Unternehmer: „Im Elektronikmarkt gibt es doch Laptops für 500 Euro – warum sollte ich das Doppelte ausgeben?“ Die Antwort liegt nicht in den Leistungsdaten auf dem Datenblatt, sondern im Alltag über mehrere Jahre.
Ein Consumer-Laptop ist darauf ausgelegt, wenige Stunden täglich genutzt und nach zwei bis drei Jahren durch ein neueres Modell ersetzt zu werden. Ein Business-Laptop hingegen muss acht Stunden am Tag, fünf Tage die Woche, über fünf bis sieben Jahre zuverlässig funktionieren. Das stellt völlig andere Anforderungen an Verarbeitung, Komponenten und Kühlung.
Der entscheidende Unterschied zeigt sich oft erst nach der Garantiezeit: Während beim Consumer-Gerät RAM und SSD verlötet und damit nicht austauschbar sind, lassen sich bei Business-Modellen Komponenten wechseln und aufrüsten. Ein defektes WLAN-Modul bedeutet beim günstigen Laptop oft einen Totalschaden – beim Business-Gerät einen zehnminütigen Tausch. Über die Lebensdauer gerechnet ist das vermeintlich teurere Gerät damit oft die günstigere Wahl.
Die Preissegmente verstehen
Der Markt für Business-Laptops lässt sich grob in drei Kategorien einteilen, die für unterschiedliche Einsatzzwecke sinnvoll sind.
Im Einsteigersegment zwischen 670 und 950 Euro finden sich solide Arbeitsgeräte für grundlegende Büroaufgaben. Modelle wie die Lenovo ThinkPad E-Serie, Acer TravelMate P2 oder Dell Latitude 3000 bieten 16 GB RAM, 512 GB SSD und robuste Verarbeitung. Für Mitarbeiter, die hauptsächlich E-Mails schreiben, in Tabellenkalkulationen arbeiten und im Browser recherchieren, reicht das völlig aus. Kompromisse gibt es bei Display-Qualität, Gewicht und Premium-Materialien – für den stationären Büroarbeitsplatz meist kein Problem.
Das Mainstream-Segment zwischen 900 und 1.500 Euro deckt die Anforderungen der meisten Arbeitsplätze ab. Hier finden sich Geräte wie das HP EliteBook 845, Dell Latitude 5000 oder ASUS ExpertBook B5 mit besseren Displays, längerer Akkulaufzeit und umfangreicheren Sicherheitsfeatures. Für Mitarbeiter mit häufigen Videokonferenzen, mobilem Einsatz oder anspruchsvolleren Anwendungen ist dieses Segment meist die richtige Wahl.
Premium-Modelle zwischen 1.800 und 3.500 Euro sind für Vielreisende, Führungskräfte oder spezialisierte Anwendungsfälle gedacht. Hier zählen jedes Gramm Gewicht und jede Stunde Akkulaufzeit. Für den durchschnittlichen Büroarbeitsplatz ist diese Investition selten gerechtfertigt – es sei denn, der Mitarbeiter verbringt mehr Zeit im Zug als im Büro.
Der KI-Hype: Brauchen Sie wirklich einen Copilot+ PC?
Nach der CES 2026 ist „KI-PC“ das Schlagwort der Stunde. Alle großen Hersteller werben mit Copilot+ Zertifizierung, NPU-Leistung in TOPS (Billionen Operationen pro Sekunde) und lokaler KI-Verarbeitung. Für KMUs stellt sich die Frage: Was bringt das konkret?
Die sogenannte Neural Processing Unit (NPU) ist ein spezieller Chip, der KI-Aufgaben besonders energieeffizient ausführt. Praktische Anwendungen sind aktuell vor allem verbesserte Videokonferenz-Features wie intelligente Hintergrundunschärfe, Geräuschunterdrückung oder automatische Bildausschnitt-Anpassung. Hinzu kommen Funktionen wie Live-Untertitel mit Übersetzung oder die Suche nach Dateien anhand von Beschreibungen statt Dateinamen.
Ehrlich betrachtet: Für die allermeisten KMU-Arbeitsplätze sind diese Features „nice to have“, aber kein Kaufgrund. Wer hauptsächlich mit branchenspezifischer Software, Office-Anwendungen und E-Mail arbeitet, wird den Unterschied zwischen einem KI-PC und einem herkömmlichen Business-Laptop kaum bemerken. Interessant ist allerdings: Microsoft rudert selbst bereits etwas zurück und setzt künftig verstärkt auf GPUs statt NPUs für KI-Aufgaben.
Unser Rat: Wenn ein Laptop ohnehin die aktuellen Anforderungen erfüllt und zufällig eine NPU mitbringt – prima. Aber einen Aufpreis von mehreren hundert Euro allein für KI-Features zu zahlen, lohnt sich für typische KMU-Arbeitsplätze aktuell nicht.
Worauf es wirklich ankommt
Statt sich von Buzzwords leiten zu lassen, sollten Sie bei der Laptop-Beschaffung auf einige weniger glamouröse, aber entscheidende Faktoren achten.
Akkulaufzeit im Alltag: Herstellerangaben von 15 oder 20 Stunden beziehen sich auf Idealbedingungen. Realistisch sollten Sie mit etwa der Hälfte rechnen. Ein Laptop, der einen vollen Arbeitstag ohne Steckdose durchhält, benötigt daher mindestens 10-12 Stunden laut Hersteller. Für mobile Mitarbeiter ist das kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung.
Garantie und Support: Consumer-Laptops kommen meist mit einem Jahr Garantie. Für Business-Geräte sollten Sie mindestens drei Jahre einplanen, idealerweise mit Vor-Ort-Service. Die Rechnung ist einfach: Ein Tag Arbeitsausfall wegen eines defekten Laptops kostet das Unternehmen mehr als der Aufpreis für erweiterten Support.
Verwaltbarkeit: Sobald Sie mehr als eine Handvoll Laptops im Unternehmen haben, wird zentrale Verwaltung wichtig. Business-Laptops unterstützen Management-Tools wie Microsoft Intune, mit denen sich Sicherheitsrichtlinien durchsetzen, Updates verteilen und bei Verlust Geräte aus der Ferne sperren lassen. Das ist keine Spielerei, sondern bei mobilen Arbeitsplätzen ein ernsthaftes Sicherheitsthema.
Anschlüsse für den Arbeitsalltag: Klingt banal, wird aber oft übersehen. Wie viele externe Monitore müssen angeschlossen werden? Werden USB-A-Anschlüsse für ältere Peripheriegeräte benötigt? Braucht der Außendienst einen Ethernet-Anschluss für stabile Verbindungen beim Kunden? Lieber einmal mehr nachdenken als später mit Adapter-Sammlungen arbeiten.
Reparierbarkeit: Können RAM, SSD und WLAN-Modul bei Bedarf getauscht werden? Gibt es Ersatzteile auch in drei Jahren noch? Hersteller wie HP und Lenovo bieten bei ihren Business-Serien inzwischen modulare Designs mit werkzeuglos wechselbaren Komponenten. Das verlängert die Lebensdauer erheblich.
Hardware wird teurer: Timing und Alternativen
Ein wichtiger Faktor für 2026: Die Preise für Speicher und SSDs steigen. DRAM-Preise haben im ersten Halbjahr 2026 um 40-70 Prozent angezogen, weil KI-Rechenzentren die Produktionskapazitäten absorbieren. Das schlägt sich direkt in den Laptop-Preisen nieder.
Wer Spielraum hat, sollte größere Beschaffungen nicht zu lange aufschieben – die Preise werden absehbar nicht günstiger. Alternativ lohnt sich ein Blick auf Device-as-a-Service-Modelle: Statt Laptops zu kaufen, mieten Sie Geräte inklusive Support und Austausch bei Defekt. Die monatlichen Raten sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar, und Sie vermeiden hohe Einmalkosten.
In unseren Rollout-Projekten sehen wir beide Modelle. Für Unternehmen mit stabiler Mitarbeiterstruktur und eigener IT-Kompetenz ist der Kauf oft wirtschaftlicher. Für wachsende Unternehmen oder solche ohne IT-Abteilung kann das Mietmodell die bessere Wahl sein – nicht zuletzt, weil Wartung und Support inklusive sind.
Die richtige Auswahl für Ihr Unternehmen
Statt einer Einheitslösung empfehlen wir, die Laptop-Ausstattung nach Arbeitsplatztypen zu differenzieren. Ein Sachbearbeiter im Büro hat andere Anforderungen als ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder ein Techniker in der Werkstatt.
Für stationäre Büroarbeitsplätze reichen oft Einsteiger- bis Mittelklasse-Geräte. Wichtiger als das neueste Modell sind hier ein gutes Display für langes Arbeiten, eine angenehme Tastatur und ausreichend Anschlüsse für Peripherie.
Mobile Mitarbeiter brauchen leichte Geräte mit langer Akkulaufzeit und optionalem LTE/5G-Modul für Konnektivität unterwegs. Robustheit ist hier wichtiger als bei stationären Geräten – achten Sie auf MIL-STD-810H-Zertifizierung, die Widerstandsfähigkeit gegen Stöße, Vibrationen und Temperaturschwankungen bescheinigt.
Für spezialisierte Anwendungen wie CAD, Grafikdesign oder Softwareentwicklung gelten andere Regeln. Hier sind dedizierte Grafikkarten, mehr Arbeitsspeicher und größere Displays sinnvoll – aber das betrifft in den meisten KMUs nur einzelne Arbeitsplätze.
Fazit: Kühlen Kopf bewahren
Die Laptop-Beschaffung 2026 ist komplexer geworden, aber nicht unmöglich. Der wichtigste Rat: Lassen Sie sich nicht von Marketing-Begriffen verunsichern. Die meisten KMU-Arbeitsplätze brauchen keine KI-PCs, keine OLED-Displays und keine Premium-Materialien.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Grundlagen: solide Verarbeitung, ausreichend Akkulaufzeit, gute Garantiebedingungen und die Möglichkeit zur zentralen Verwaltung. Im Mainstream-Segment zwischen 900 und 1.500 Euro finden Sie Geräte, die diese Anforderungen erfüllen, ohne das Budget zu sprengen.
Und wenn Sie unsicher sind, welche Konfiguration für Ihre Anforderungen passt: Eine ehrliche Bestandsaufnahme der tatsächlichen Nutzungsszenarien ist mehr wert als jeder Hochglanz-Prospekt.
Sie planen eine Laptop-Beschaffung für Ihr Unternehmen? Von der Bedarfsanalyse über die Geräteauswahl bis zum Rollout mit Konfiguration und Einweisung – wir unterstützen Sie dabei, die richtige Hardware für Ihre Anforderungen zu finden. Sprechen Sie uns an für eine unverbindliche Erstberatung. Kontaktformular
