Freitagmorgen, kurz vor neun. In einer mittelständischen Druckerei mit 25 Mitarbeitern läuft seit zwei Wochen nichts mehr rund. Die Cloud-Migration sollte längst abgeschlossen sein – stattdessen funktioniert die Auftragsabwicklung nur noch sporadisch, Mitarbeiter können nicht auf ihre Dateien zugreifen, und der Chef verbringt seine Tage am Telefon mit einem überforderten IT-Dienstleister. Was als Modernisierungsprojekt begann, ist zum Albtraum geworden.
Solche Szenarien erleben wir leider regelmäßig. Nicht weil Cloud-Technologie nicht funktioniert – sondern weil der Weg dorthin unterschätzt wird. In diesem Artikel zeigen wir, welche Stolperfallen bei der Cloud-Migration für KMUs besonders häufig auftreten und wie Sie diese vermeiden können.
Warum scheitern so viele Cloud-Projekte im Mittelstand?
Die Zahlen sind ernüchternd: Laut aktuellen Branchenanalysen überschreiten rund zwei Drittel aller Cloud-Migrationsprojekte ihr ursprüngliches Budget. Noch häufiger wird der geplante Zeitrahmen gesprengt. Bei kleinen und mittleren Unternehmen wiegt das besonders schwer – denn hier fehlt meist der finanzielle Puffer, um solche Verzögerungen abzufedern.
Der Hauptgrund für gescheiterte Projekte ist dabei erstaunlich simpel: fehlende Vorbereitung. Viele Unternehmen stürzen sich in die Migration, weil „Cloud“ gerade Thema ist oder weil der alte Server ersetzt werden muss. Eine echte Strategie? Fehlanzeige. Dabei beginnt jede erfolgreiche Cloud-Migration mit einer unbequemen Frage: Warum eigentlich?
„Weil alle es machen“ ist keine Strategie. „Weil unser Steuerberater das empfohlen hat“ auch nicht. Gute Gründe sind hingegen: Sie wollen flexibler auf Auftragsschwankungen reagieren, Ihren Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen oder die ständigen Kosten für Server-Wartung loswerden. Erst wenn das Ziel klar ist, lässt sich der richtige Weg finden.
Die vier häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1: Alles auf einmal migrieren wollen
Ein Elektro-Installationsbetrieb, mit dem wir zusammengearbeitet haben, wollte an einem Wochenende seine komplette IT in die Cloud verlagern. Auftragsmanagement, Buchhaltung, Zeiterfassung, Dokumentenablage – alles gleichzeitig. Das Ergebnis: Am Montagmorgen funktionierte praktisch nichts. Die Monteure standen ohne Aufträge da, die Buchhaltung konnte keine Rechnungen schreiben.
Was wäre besser gewesen? Ein schrittweises Vorgehen. Erst die E-Mail und Kalender migrieren, dann die Dokumentenablage, später die Fachsoftware. So bleiben Probleme überschaubar und der Geschäftsbetrieb läuft weiter. In unseren Migrationsprojekten starten wir deshalb immer mit unkritischen Anwendungen – und sammeln Erfahrungen, bevor es an die wichtigen Systeme geht.
Fehler 2: Die Mitarbeiter vergessen
Technik ist nur die halbe Miete. Was nutzt die beste Cloud-Lösung, wenn die Buchhalterin nicht weiß, wie sie jetzt an ihre Dateien kommt? Oder wenn der Werkstattleiter frustriert zum alten USB-Stick greift, weil „dieses Cloud-Ding“ ihm zu kompliziert ist?
Wir erleben immer wieder: Unternehmen investieren zehntausende Euro in Cloud-Infrastruktur – aber kein Budget für Schulungen. Dabei ist der Faktor Mensch entscheidend. Mitarbeiter müssen verstehen, warum die Umstellung passiert und wie sie ihnen konkret hilft. Ein Schreiner, der seine Aufmaße jetzt direkt vom Tablet in die Cloud laden kann statt abends im Büro abzutippen, wird zum Befürworter. Aber nur, wenn ihm jemand zeigt, wie es geht.
Fehler 3: Sicherheit und Datenschutz unterschätzen
Viele Geschäftsführer denken: „Die Daten liegen jetzt bei Microsoft oder Google, also sind sie sicher.“ Das stimmt nur teilweise. Cloud-Anbieter sichern ihre Infrastruktur ab – aber für den Schutz Ihrer Daten und Zugänge sind Sie selbst verantwortlich. Dieses sogenannte Shared-Responsibility-Modell (also geteilte Verantwortung) wird häufig missverstanden.
Konkret heißt das: Wenn ein Mitarbeiter auf eine Phishing-Mail klickt und Angreifer dadurch Zugang zu Ihrem Cloud-Konto bekommen, ist das nicht das Problem des Anbieters. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) – also eine zusätzliche Absicherung neben dem Passwort, etwa per Smartphone-App – gehört deshalb zur Pflichtausstattung. Ebenso klare Zugriffsrechte: Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugang zu allen Daten.
Für Unternehmen in Deutschland kommt die DSGVO hinzu. Wo liegen Ihre Daten? Wer kann darauf zugreifen? Diese Fragen sollten Sie vor der Migration klären – nicht danach, wenn der Datenschutzbeauftragte anklopft.
Fehler 4: Die Kosten falsch einschätzen
Cloud-Anbieter werben mit flexiblen Preismodellen: Sie zahlen nur, was Sie nutzen. Klingt fair – kann aber zur Kostenfalle werden. Denn „Pay-as-you-go“ bedeutet auch: Wenn Sie nicht aufpassen, explodieren die Rechnungen.
Ein Beispiel aus unserer Praxis: Eine Steuerkanzlei migrierte zu Microsoft 365 und wählte für alle 12 Mitarbeiter das umfangreichste Lizenzpaket – weil „man ja nie weiß, was man braucht“. Nach einem Jahr stellte sich heraus: 80 Prozent der Funktionen wurden nie genutzt. Mit dem passenden Paket hätten sie jährlich mehrere tausend Euro gespart.
Hinzu kommen versteckte Kosten: Datenübertragung aus der Cloud heraus (sogenannter Egress) wird bei manchen Anbietern extra berechnet. Auch Schulungen, Anpassungen an bestehende Software und der Aufwand für die eigentliche Migration kosten Geld. Eine realistische Kalkulation vor Projektstart ist unverzichtbar.
Was eine gute Vorbereitung ausmacht
Bevor Sie mit der Migration starten, brauchen Sie Klarheit über Ihren Ist-Zustand. Welche Systeme und Anwendungen nutzen Sie heute? Welche Daten liegen wo? Welche Abhängigkeiten gibt es zwischen verschiedenen Programmen?
Diese Bestandsaufnahme klingt banal, wird aber oft übersprungen. Dabei zeigt sich hier, welche Anwendungen überhaupt cloud-fähig sind. Ältere Branchensoftware – etwa in der Produktion oder im Handwerk – lässt sich manchmal nicht einfach in die Cloud verschieben. Hier braucht es entweder Anpassungen, einen Softwarewechsel oder eine hybride Lösung, bei der ein Teil lokal bleibt.
Aus unserer Erfahrung mit Managed-Services-Projekten wissen wir: Eine gründliche Analyse dauert. Aber sie spart am Ende Zeit, Geld und Nerven. Planen Sie dafür mindestens zwei bis vier Wochen ein – je nach Komplexität Ihrer IT-Landschaft.
Wann sich professionelle Unterstützung lohnt
Nicht jedes Unternehmen braucht externe Hilfe bei der Cloud-Migration. Wenn Sie zwei Mitarbeiter haben und nur E-Mail und Dokumentenablage umziehen wollen, können Sie das mit etwas technischem Verständnis selbst stemmen.
Anders sieht es aus, wenn mehrere Standorte, Branchensoftware oder sensible Kundendaten im Spiel sind. Dann fehlt oft nicht nur das Know-how, sondern auch die Zeit. Ein Handwerksmeister kann sich nicht wochenlang mit IT-Projekten beschäftigen – er muss Aufträge abarbeiten.
In solchen Fällen macht ein erfahrener Partner den Unterschied. Nicht als teurer Berater, der PowerPoint-Folien präsentiert, sondern als jemand, der anpackt: Bestandsaufnahme, Strategie, Umsetzung, Schulung – aus einer Hand. Wir bieten genau das in unseren Cloud- und Hosting-Projekten: vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.
Fazit: Cloud-Migration ist kein Sprint, sondern ein Marathon
Der Weg in die Cloud lohnt sich für die meisten KMUs – wenn er richtig angegangen wird. Das bedeutet: klare Ziele definieren, schrittweise vorgehen, Mitarbeiter mitnehmen und Kosten realistisch planen. Wer diese Grundregeln beachtet, vermeidet die typischen Stolperfallen.
Die gute Nachricht: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Aus hunderten Migrationsprojekten im Mittelstand gibt es erprobte Vorgehensweisen und Checklisten. Nutzen Sie dieses Wissen – ob durch eigene Recherche, den Austausch mit anderen Unternehmern oder professionelle Begleitung.
Planen Sie eine Cloud-Migration für Ihr Unternehmen? Wir unterstützen Sie von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb – mit Managed Services, die zu Ihrem Unternehmen passen. In einem kostenfreien Erstgespräch klären wir gemeinsam, welche Schritte für Sie sinnvoll sind und welche Lösungen Ihre Anforderungen wirklich erfüllen. Kontaktformular
