Sie betreiben eine Schreinerei mit 20 Mitarbeitern und jeder braucht Zugang zu E-Mail, Teams und den Office-Programmen. Microsoft 365 läuft, die monatliche Rechnung ist eingeplant – und dann kommt die Nachricht: Ab Juli 2026 werden die Lizenzen bis zu 25 Prozent teurer. Bei 20 Arbeitsplätzen summiert sich das schnell auf mehrere hundert Euro im Jahr.
Microsoft hat Ende 2025 angekündigt, die Preise für alle kommerziellen Microsoft 365-Abonnements zum 1. Juli 2026 deutlich anzuheben. Gleichzeitig gab es im Februar 2026 eine Preissenkung für den Euroraum. Klingt widersprüchlich? Ist es auch – und genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pläne betroffen sind, was die Erhöhung konkret kostet und wie Sie als Unternehmen jetzt clever reagieren.
Was genau ändert sich bei den Microsoft 365-Preisen?
2026 bringt gleich zwei Preisbewegungen – und das Timing macht den Unterschied.
Februar 2026: Erst einmal günstiger
Zum 1. Februar 2026 hat Microsoft die Preise für Cloud-Abonnements im Euroraum um durchschnittlich 7,4 Prozent gesenkt. Der Grund: eine Währungsanpassung, weil der Euro gegenüber dem US-Dollar an Wert gewonnen hat. Das betrifft sowohl Neuabschlüsse als auch Vertragsverlängerungen. Wer also gerade ohnehin eine Verlängerung ansteht, profitiert sofort.
Juli 2026: Dann wird es teurer
Zum 1. Juli 2026 steigen die Listenpreise weltweit – und zwar deutlich. Die Erhöhungen betreffen vor allem die bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beliebten Business-Pläne:
- Microsoft 365 Business Basic: von 6 auf 7,50 US-Dollar pro Nutzer/Monat (+25 %)
- Microsoft 365 Business Standard: von 12,50 auf 14 US-Dollar (+12 %)
- Microsoft 365 Business Premium: bleibt bei 22 US-Dollar (keine Erhöhung!)
- Microsoft 365 E3: von 23 auf 26 US-Dollar (+13 %)
- Microsoft 365 E5: von 57 auf 62 US-Dollar (+8,8 %)
Auffällig: Ausgerechnet der umfangreichste Business-Plan – Business Premium – bleibt preisstabil. Dazu gleich mehr.
Warum erhöht Microsoft die Preise?
Microsoft begründet die Preisanpassung mit über 1.100 neuen Funktionen, die 2026 in die Plattform integriert werden. Drei Bereiche stechen heraus:
Erstens: KI-Funktionen. Alle Microsoft 365-Nutzer erhalten Zugang zu Copilot Chat – einem KI-Assistenten direkt in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Der kann beispielsweise E-Mails zusammenfassen, Tabellen analysieren oder Präsentationsentwürfe erstellen. Ob Ihr Betrieb das tatsächlich nutzt, steht auf einem anderen Blatt.
Zweitens: Bessere Sicherheit. Selbst in den günstigeren Plänen wie Business Basic kommen künftig Schutzfunktionen gegen Phishing und schädliche Links dazu. Die E3- und E5-Pläne erhalten zusätzliche Funktionen für die Geräteverwaltung über Microsoft Intune – ein Werkzeug, mit dem sich Laptops und Smartphones zentral verwalten und absichern lassen.
Drittens: Erweiterte Verwaltung. Mehr Speicherplatz (100 GB E-Mail-Speicher auch für Business Basic) und bessere Tools für die IT-Administration.
Die ehrliche Einschätzung: Viele dieser Funktionen sind für größere Unternehmen mit eigener IT-Abteilung gedacht. Ein Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern wird Intune Advanced Analytics vermutlich nie anrühren. Trotzdem zahlen alle mit.
Was bedeutet die Preiserhöhung konkret für Ihr Budget?
Rechnen wir es an einem Beispiel durch: Ein Elektro-Fachbetrieb mit 25 Mitarbeitern nutzt Microsoft 365 Business Standard – den beliebtesten Plan für KMU, der neben E-Mail und Teams auch die Desktop-Versionen von Word, Excel und PowerPoint enthält.
Bisher kostet das rund 12,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Ab Juli werden daraus 14 US-Dollar. Das klingt nach wenig, aber: 25 Nutzer × 1,50 Dollar Aufpreis × 12 Monate = 450 US-Dollar mehr pro Jahr. In Euro sind das je nach Wechselkurs rund 400 bis 430 Euro jährlich. Kein dramatischer Betrag, aber bei ohnehin steigenden IT-Kosten summieren sich solche Posten.
Dazu kommt: Wer Microsoft 365 monatlich statt jährlich bezahlt, zahlt ohnehin rund 20 Prozent mehr. Und die Hardwarepreise steigen 2026 ebenfalls – Festplatten und SSDs werden durch den weltweiten KI-Boom bei den Großkonzernen spürbar teurer.
Drei Dinge, die Sie jetzt prüfen sollten
1. Vertragslaufzeiten checken
Wer sein Jahresabonnement vor dem 1. Juli 2026 verlängert, sichert sich die aktuellen Preise für ein weiteres Jahr. In Kombination mit der Euro-Preissenkung vom Februar entsteht gerade ein besonders günstiges Zeitfenster. Das klingt simpel, wird aber von vielen Unternehmen schlicht vergessen, weil sich niemand aktiv um Lizenztermine kümmert.
In unseren Managed Services übernehmen wir genau solche Aufgaben: Lizenzverwaltung, Vertragstermine im Blick behalten, rechtzeitig verlängern. Für einen Malerbetrieb oder ein Autohaus ist das kein Thema, mit dem sich der Geschäftsführer beschäftigen möchte – muss er auch nicht.
2. Lizenzausstattung hinterfragen
Braucht wirklich jeder Mitarbeiter den gleichen Plan? In vielen Betrieben sitzen Kollegen auf Business Standard-Lizenzen, obwohl sie nur E-Mail und Teams nutzen. Für diese Mitarbeiter würde Business Basic reichen – und das spart pro Person rund 6 Euro im Monat. Umgekehrt gibt es oft Mitarbeiter, die zusätzliche Sicherheits-Tools von Drittanbietern bezahlen, obwohl diese Funktionen in Business Premium bereits enthalten wären.
Wir erleben das regelmäßig bei unseren Kunden: Eine Steuerberatung mit 10 Mitarbeitern zahlte für einen separaten Phishing-Schutz, der in ihrem Microsoft 365-Plan längst integriert war. Allein durch die Bereinigung solcher Doppelstrukturen lassen sich die Mehrkosten der Preiserhöhung oft komplett auffangen.
3. Business Premium als Option prüfen
Ein Detail, das in der Diskussion oft untergeht: Microsoft 365 Business Premium ist von der Preiserhöhung ausgenommen und bleibt bei 22 US-Dollar pro Nutzer. Dieser Plan enthält alles aus Business Standard plus erweiterte Sicherheitsfunktionen, Geräteverwaltung über Intune und Schutz vor Phishing-Angriffen über Defender for Office 365.
Für Unternehmen, die ohnehin separate Sicherheits- oder Geräteverwaltungslösungen bezahlen, kann ein Upgrade auf Business Premium unter dem Strich sogar günstiger sein als der bisherige Mix aus Standard-Lizenz plus Zusatztools. Ob das bei Ihnen der Fall ist, hängt von Ihrer konkreten Situation ab – eine Lizenzanalyse schafft hier Klarheit.
Fazit: Kein Grund zur Panik, aber zum Handeln
Die Microsoft 365-Preiserhöhung ab Juli 2026 trifft praktisch jedes Unternehmen, das auf Microsofts Cloud-Dienste setzt. Die gute Nachricht: Sie haben noch Zeit. Bis Ende Juni können Sie Verträge zu den aktuellen Konditionen verlängern und von der Euro-Preissenkung profitieren. Wer seine Lizenzlandschaft einmal gründlich aufräumt, kann die Mehrkosten häufig kompensieren oder sogar senken.
Die wichtigste Erkenntnis: Viele KMU zahlen für Funktionen, die sie nicht nutzen – und kaufen gleichzeitig Drittanbieter-Tools, die in ihrem Plan bereits enthalten wären. Wer das einmal transparent macht, hat einen echten Hebel.
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