Sie wollen eine Datei öffnen. Eine bestimmte. Sie wissen genau, dass es sie gibt. Sie wissen sogar ungefähr, wo. Es ist ein Auftragsangebot. Vom Mai. Letztes Jahr. Vielleicht. Sie öffnen den Datei-Explorer. Hier beginnt die Reise.
Klick 1: Das Laufwerk S:\
Das gemeinsame Laufwerk. Es heißt S, weil A, B, C bereits vergeben sind und D der DVD-Schlitten ist, den niemand mehr benutzt. Sie klicken auf S:\. Es öffnet sich die Sammlung des kollektiven Gedächtnisses.
Sechs Ordner auf der obersten Ebene. Drei davon enden auf „_alt“. Einer heißt „NEU“. Einer heißt „NEUER“. Einer heißt „bitte_nicht_anfassen“. Sie scrollen weiter unten. „Allgemein“. Klingt nach überall. Klingt nach nirgends.
Klick 2: Der Ordner „Allgemein“
„Allgemein“ enthält 47 Unterordner. Sie sind nicht sortiert. Sie sind auch nicht beschriftet, jedenfalls nicht im Sinne von „aussagekräftig“. Die ersten zehn:
- „Marketing“
- „Marketing_2023″
- „Marketing_NEU“
- „Marketing_Anna“
- „NEU_Marketing“
- „diverses_M“
- „DIVERSES“
- „_alt“
- „NEU“
- „Bitte hier ablegen“
Anna gibt es nicht mehr. Sie ist 2022 gegangen. Aber ihr Ordner lebt. Sie öffnen „Marketing_2023″, weil es klingt, als wäre die Welt damals geordneter gewesen.
Klick 3: Marketing_2023\Angebote
Drin: ein Ordner „Angebote“. Klingt vielversprechend. Klick.
Im Ordner: zwölf Word-Dateien, sechs Excel-Tabellen, drei PDF-Versionen einer Präsentation, ein Foto von einer Hauswand (Auflösung: 480×320), eine ZIP-Datei mit dem Namen „bitte_nicht_loeschen_2019.zip“, und ein Ordner namens „Angebote_alt“.
Sie öffnen „Angebote_alt“, weil das gesuchte Angebot vom Mai war, und Mai war vorher.
Klick 4: Angebote_alt\NEU
In „Angebote_alt“ liegt ein weiterer Ordner „NEU“. Sie zögern. Sie wissen jetzt, dass Sie verloren sind. Aber Sie klicken trotzdem. Aus Trotz. Aus Hoffnung. Aus dem fundamentalen menschlichen Bedürfnis, eine Reise zu Ende zu führen, auch wenn sie sinnlos ist.
In „NEU“ liegen: vier Dateien. Eine heißt „angebot_final.docx“. Eine heißt „angebot_final_v2.docx“. Eine heißt „angebot_final_v2_NEU.docx“. Und eine heißt „angebot_FINAL_FINAL.docx“.
Sie machen einen Rechtsklick. Sie sehen die Daten. „angebot_FINAL_FINAL“ ist vom Februar. „angebot_final_v2_NEU“ ist vom April. „angebot_final_v2″ ist vom Mai. Sie öffnen sie. Sie ist leer. Drei Wörter in Zelle A1: „Bitte hier weitermachen“.
Sie schließen die Datei. Sie atmen aus.
Die Suchfunktion. Der Versuch.
Sie drücken Strg+F. Sie suchen nach „Angebot Mai 2024″. Der Explorer zeigt 847 Treffer. Davon sind 23 wirklich Angebots-Dokumente. 14 sind aus 2024. 5 sind vom Mai. 3 sind „Final“. 2 davon sind leer.
Sie öffnen das, was übrig bleibt. Es ist die richtige Datei. Sie atmen aus. Sie wollen sie speichern. „Speichern unter“. Sie zögern. Wo?
Eine Erkenntnis
Ordnerstrukturen im KMU sind kein technisches Problem. Sie sind ein menschliches. Jede neue Person hat eine neue Logik. Jeder Jahreswechsel bringt einen neuen Ordner. Jede Umstrukturierung erzeugt drei weitere Ablagen.
Die Wahrheit ist: Niemand wird die Ordnerstruktur aufräumen. Niemand. Auch nicht der nächste Praktikant. Auch nicht die neue Bürokraft. Wir alle akzeptieren, dass eine Datei vier Klicks entfernt ist. Und manchmal sind drei davon falsch. Es ist okay. Wir machen das schon immer so.
