Stellen Sie sich vor, Sie reichen einen Baugenehmigungsantrag ein – wie bisher als Word-Datei. Die Behörde antwortet nicht, weil die Datei das falsche Format hat. Klingt nach Zukunftsmusik? Ist es nicht mehr. Am 18. März 2026 hat der IT-Planungsrat von Bund und Ländern beschlossen, das sogenannte Open Document Format – kurz ODF – als einzigen verbindlichen Standard für offizielle Verwaltungsdokumente festzulegen. Microsofts Word-Format wird damit aus dem öffentlichen Sektor herausgedrängt. Bis 2028 soll die Umstellung abgeschlossen sein.
Was steckt dahinter – und was bedeutet das konkret für Betriebe, die täglich mit Ämtern, Behörden und dem Finanzamt kommunizieren?
Was ist ODF – und warum haben die meisten noch nie davon gehört?
ODF steht für Open Document Format. Es ist ein offenes, international genormtes Dateiformat für Textdokumente, Tabellen und Präsentationen. Offen bedeutet hier: Kein Unternehmen besitzt dieses Format. Jede Software darf es kostenfrei unterstützen, ohne Lizenzgebühren zu zahlen. Die bekannteste ODF-Dateiendung für Texte lautet .odt statt .docx.
Das Gegenmodell ist das, was die meisten kennen: Microsofts OOXML-Format, also das klassische .doc- und .docx-Format von Word. Dieses Format gehört Microsoft – und genau darin liegt das Problem aus Sicht der Bundesregierung. Wer ausschließlich auf Word setzt, macht sich abhängig von einem einzigen US-amerikanischen Konzern. Was heute Standard ist, kann morgen teurer werden, verändert werden oder ganz verschwinden.
Der Beschluss ist Teil des sogenannten Deutschland-Stacks – einem Rahmenwerk des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung. Ziel ist mehr digitale Unabhängigkeit: „Made in EU first“, offene Schnittstellen, Open-Source-Software als Standard. Schleswig-Holstein hat diesen Weg bereits beschritten und 80 Prozent der Landesverwaltungs-Arbeitsplätze auf Open-Source-Alternativen umgestellt.
Was ändert sich für Unternehmen mit Behördenkontakt?
Die kurze Antwort: mittelfristig einiges. Die ehrliche Antwort: noch nicht sofort.
Bis 2028 haben Behörden Zeit, ihre Systeme umzustellen. Das bedeutet, Word-Dateien werden noch eine Weile akzeptiert. Wer aber regelmäßig Dokumente an Ämter schickt – Baugenehmigungen, Ausschreibungsunterlagen, Förderanträge, Steuerunterlagen, Verträge – sollte schon jetzt verstehen, worauf er sich vorbereiten muss.
Betroffen sind vor allem Betriebe, die:
- regelmäßig Anträge bei Behörden einreichen (Handwerk, Bau, Gastronomie, Gesundheitswesen)
- öffentliche Ausschreibungen bearbeiten oder sich daran beteiligen
- mit dem Finanzamt oder anderen Behörden schriftlich kommunizieren
- Förderprogramme beantragen, etwa über KfW oder regionale Programme
Wer heute nur PDF-Dokumente einreicht, ist ohnehin auf der sicheren Seite – PDF/UA bleibt weiterhin als zweites erlaubtes Format verpflichtend vorgeschrieben.
Muss ich jetzt LibreOffice installieren?
Nicht zwingend – aber es ist eine Option, die mehr Unternehmen kennen sollten. LibreOffice ist eine kostenlose, quelloffene Bürosoftware, die ODF nativ unterstützt. Sie kann Word-Dateien öffnen, bearbeiten und im ODF-Format speichern. Für viele KMUs – vor allem solche mit knappem IT-Budget – ist das eine echte Alternative zu Microsoft 365-Lizenzen.
Microsoft Word selbst kann ODF-Dateien lesen und speichern. Der Haken: In der Praxis kommt es dabei häufig zu Formatierungsproblemen. Komplexe Layouts, Tabellen oder spezielle Schriftformatierungen können beim Wechsel zwischen den Formaten verrutschen. Wer eine Bewerbungsmappe oder einen Ausschreibungstext im perfekten Layout einreichen muss, sollte das vorher testen.
Die praktische Empfehlung für die meisten Betriebe: Dokumente, die an Behörden gehen, können bis auf Weiteres als PDF exportiert werden – das löst das Format-Problem sofort und funktioniert mit jeder Software. Für Dokumente, die Behörden zur Weiterbearbeitung erhalten sollen, kommt ODF ins Spiel.
Was steckt hinter dem Deutschland-Stack – und warum ist das relevant?
Der Deutschland-Stack ist mehr als eine Format-Entscheidung. Er ist Deutschlands Antwort auf eine wachsende Abhängigkeit von amerikanischen Tech-Konzernen in der öffentlichen Verwaltung. Microsoft, Google, Amazon – ein großer Teil der digitalen Infrastruktur von Behörden läuft über diese Anbieter. Der Deutschland-Stack soll das schrittweise ändern: offene Standards, europäische Cloud-Dienste, Open-Source-Software.
Für Unternehmen ist das auf zwei Ebenen interessant. Erstens direkt: Wer Behörden als Kunden oder Partner hat, muss deren Anforderungen kennen. Zweitens strategisch: Der Trend zu offenen Standards und digitaler Souveränität macht auch vor dem privaten Sektor nicht halt. Immer mehr Unternehmen fragen, ob ihre gesamte IT-Infrastruktur wirklich von einem einzigen Anbieter abhängig sein sollte.
Laut dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 18. März sind ab sofort ODF und PDF/UA die einzigen zugelassenen Formate für offizielle Dokumente auf allen Verwaltungsebenen – von Bundesministerien bis zu Gemeindebehörden. Die vollständige technische Umsetzung ist bis 2028 vorgesehen.
Was sollten KMUs jetzt tun?
Panik ist nicht angebracht. Die Übergangszeit bis 2028 gibt Betrieben genügend Raum. Aber wer jetzt schon die richtigen Fragen stellt, spart sich später Stress:
- Welche Dokumente sende ich regelmäßig an Behörden – und in welchem Format?
- Kann meine aktuelle Software ODF-Dateien öffnen und korrekt speichern?
- Nutze ich Microsoft 365 primär für den Behördenkontakt – oder auch intern für Zusammenarbeit und Kommunikation?
- Gibt es Prozesse in meinem Betrieb, bei denen ich jetzt schon auf PDF-Export setzen kann?
Wer seinen Software-Bestand und seine Dokumentenprozesse professionell analysieren will, findet in einem IT-Beratungsgespräch einen guten Startpunkt. Wir schauen uns gemeinsam an, welche Tools in Ihrem Betrieb wirklich gebraucht werden – und wo Einsparpotenziale oder Umstellungsbedarfe liegen.
Fazit: Kein Grund zur Panik – aber ein guter Grund zum Nachdenken
Die ODF-Pflicht für Behörden ist keine Überraschung. Der Beschluss war seit Jahren abzusehen, Schleswig-Holstein hat es längst vorgemacht. Was neu ist: Er gilt jetzt verbindlich auf allen Verwaltungsebenen in Deutschland. Das betrifft jeden Betrieb, der mit dem Staat kommuniziert – also so gut wie alle.
Die gute Nachricht: Wer heute schon auf PDF-Export setzt, ist kurzfristig auf der sicheren Seite. Wer langfristig plant, sollte seine Software-Landschaft im Blick haben und prüfen, ob ODF-fähige Tools – kostenpflichtig oder kostenlos – in den eigenen Arbeitsablauf passen. Möchten Sie Ihre aktuelle Software-Situation analysieren und wissen, ob und wo Anpassungsbedarf besteht? Wir beraten Sie unkompliziert und ohne Fachchinesisch – damit Sie rechtzeitig vorbereitet sind. Kontaktformular
