Im Oktober sitzt in vielen Betrieben der Geschäftsführer mit dem Steuerberater zusammen und plant das nächste Jahr. Umsatzziele, Personalkosten, Fahrzeuge, Maschinen. Und dann kommt die Zeile IT. Meistens steht dort eine Zahl, die aus dem Vorjahr stammt, plus ein bisschen was drauf.
Das funktioniert – solange nichts passiert. 2027 passiert allerdings mehrerlei gleichzeitig: Hardware aus den Corona-Jahren erreicht das Ende ihrer Lebensdauer, Lizenzpreise ziehen weiter an, Compliance-Anforderungen werden konkret, und dazu kommt ein Posten, den es vor drei Jahren noch nicht gab. Was jetzt in die Planung gehört.
Der Ausgangspunkt: Wie viel ist eigentlich normal?
Die Frage kommt in jedem Budgetgespräch. Die Antwort ist unbefriedigend, aber ehrlich: Es hängt stark von der Branche ab. Als Orientierung gelten für den Mittelstand grob drei bis acht Prozent des Jahresumsatzes für IT. Produzierende Betriebe liegen typischerweise am unteren Rand, bei etwa einem bis drei Prozent. Software- und Beratungshäuser deutlich darüber.
Diese Zahl taugt nicht als Zielwert, sondern nur als Plausibilitätsprüfung. Wenn Ihr IT-Budget bei einem halben Prozent liegt, lohnt ein zweiter Blick – nicht weil eine Regel verletzt wäre, sondern weil dann meistens etwas nicht abgedeckt ist. Häufig ist es das Backup oder die Schulung.
Nützlicher als die Prozentzahl ist die Aufteilung. Bewährt hat sich eine Struktur von etwa 40 Prozent für Infrastruktur, 30 Prozent für Software und Lizenzen, 20 Prozent für Sicherheit und 10 Prozent für Schulung und Neues. Wenn Sie Ihr bisheriges Budget einmal in diese vier Töpfe sortieren, sehen Sie sofort, wo die Lücke ist. In der Praxis ist es fast immer der letzte Topf – der ist bei vielen leer.
Posten 1: Hardware – der 2022er-Nachhall
Server halten im Betrieb typischerweise vier bis fünf Jahre, bevor Wartungsverträge auslaufen und Ersatzteile schwierig werden. Wer 2022 oder 2023 investiert hat – und das haben viele getan, entweder wegen Homeoffice-Ausbau oder weil Lieferzeiten sich endlich normalisiert hatten – steht 2027 vor der Erneuerung.
Dazu kommt eine zweite Welle: Notebooks, die im Zuge des Windows-10-Endes im Oktober 2025 getauscht wurden, sind 2027 noch jung. Aber die Geräte, die damals nur knapp durchgekommen sind, weil sie die Anforderungen für Windows 11 gerade erfüllten, sind es nicht mehr.
Was in die Planung gehört: Erstellen Sie eine Liste aller Geräte mit Kaufjahr. Nicht mehr. Kein Inventar-Tool, eine Tabelle reicht. Alles, was 2027 älter als fünf Jahre ist, bekommt eine Zeile im Budget – auch wenn es noch läuft. Geplanter Austausch kostet weniger als ein Notfallaustausch, bei dem Sie nehmen müssen, was lieferbar ist.
Posten 2: Lizenzen – der Posten, der leise wächst
Softwarekosten sind der unauffälligste Teil des Budgets, weil sie monatlich abgebucht werden und pro Rechnung klein aussehen. In der Summe sind sie es nicht. Drei Dinge treiben sie 2027:
- Preisanpassungen bei den großen Anbietern. Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass Erhöhungen im zweistelligen Prozentbereich möglich sind. Planen Sie einen Aufschlag ein, auch wenn noch nichts angekündigt ist.
- Lizenzen für Mitarbeiter, die nicht mehr da sind. Das ist der klassische Fund bei jeder Prüfung. Wer seit zwei Jahren keine Lizenzinventur gemacht hat, zahlt mit hoher Wahrscheinlichkeit für Postfächer und Zugänge, die niemand nutzt.
- KI-Zusatzlizenzen. Assistenzfunktionen in Office-Paketen und Branchensoftware kosten pro Nutzer und Monat extra. Das summiert sich schnell – und wird selten geplant, sondern unterjährig entschieden.
Der praktische Rat: Machen Sie im Oktober oder November eine Lizenzinventur. Wer hat welchen Zugang, wird er genutzt, ist die Person noch im Betrieb? Das ist ein Nachmittag Arbeit und amortisiert sich bei den meisten Betrieben sofort.
Posten 3: Sicherheit und Compliance – nicht mehr optional
Als Branchenrichtwert gelten etwa 10 bis 15 Prozent des IT-Budgets für Sicherheit. In vielen KMU liegt der Wert deutlich darunter, weil Sicherheit als Produkt gedacht wird – ein Virenscanner, eine Firewall, fertig. Der größere Teil sind aber laufende Leistungen: Überwachung, Updates, Wiederherstellungstests, Schulung.
Neu ist 2027 der Compliance-Druck. Für Unternehmen, die unter NIS-2 fallen, laufen die Prüfungen bereits. Für Hersteller von Produkten mit digitalen Elementen wird der Cyber Resilience Act ab Ende 2027 vollständig anwendbar – wer davon betroffen ist, muss den Aufwand für Dokumentation und Schwachstellenmanagement jetzt einplanen, nicht erst wenn der erste Kunde danach fragt. Das BSI hält unter bsi.bund.de laufend aktualisierte Hinweise zum Umsetzungsstand bereit.
Ein Punkt, den wir bei KMU häufig sehen: Die Cyber-Versicherung wurde abgeschlossen, aber die Anforderungen im Kleingedruckten – Mehr-Faktor-Anmeldung, getrennte Backups, dokumentierte Wiederherstellung – sind nie vollständig umgesetzt worden. Im Schadensfall wird das geprüft. Diese Umsetzung gehört ins Budget.
Posten 4: KI – vom Experiment zur Budgetzeile
Bis vor kurzem war KI im Mittelstand ein Testballon: Jemand probiert etwas aus, es kostet fast nichts, niemand plant es. Das ändert sich. Umfragen zum Investitionsverhalten im Mittelstand zeigen KI-Investitionen inzwischen konsistent unter den obersten Prioritäten – nachzulesen unter anderem in den Digitalisierungsstudien von bitkom.org.
Für die Budgetplanung heißt das nicht, dass Sie eine große Summe reservieren müssen. Es heißt, dass Sie überhaupt eine Zeile brauchen. Realistisch für einen Betrieb mit 20 Mitarbeitern: ein kleiner vierstelliger Betrag pro Jahr für Lizenzen für die Leute, bei denen es sich rechnet, plus ein Budget für Einarbeitung. Der zweite Teil ist der wichtigere und wird regelmäßig übersehen. Ein Werkzeug, das niemand richtig bedienen kann, ist eine Lizenzgebühr ohne Gegenwert.
Eine transparente Einschätzung: Nicht für jedes Unternehmen lohnt sich 2027 eine KI-Investition. Wenn bei Ihnen noch grundlegende Dinge fehlen – kein geprüftes Backup, keine Mehr-Faktor-Anmeldung, keine aktuelle Gerätelisten – dann gehört das Geld dorthin. KI auf einem wackeligen Fundament macht nichts besser.
Der vergessene Posten: laufender Betrieb statt Einzelrechnungen
Viele KMU-Budgets bestehen aus Investitionen plus einem vagen Posten „IT-Dienstleister“. Der ist schwer zu planen, weil er aus Einzelfällen besteht: Etwas geht kaputt, jemand kommt, es kostet, was es kostet.
Der Grund, warum viele Betriebe auf eine feste monatliche Betreuung umstellen, ist selten Kostenersparnis im ersten Jahr. Es ist Planbarkeit. Eine feste Zahl im Budget ist für den Geschäftsführer und den Steuerberater wertvoller als eine niedrigere, aber unbekannte Summe. Dazu kommt, dass in einem laufenden Betreuungsmodell die Dinge erledigt werden, die sonst niemand beauftragt: Updates, Backup-Prüfungen, Protokolle durchsehen.
Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, hängt davon ab, wie viele Störungen Sie im Jahr haben und wie teuer ein Stillstand für Sie ist. Ein Betrieb mit fünf ruhigen Arbeitsplätzen braucht das nicht. Ein Betrieb, in dem bei Systemausfall die Produktion steht, sollte nicht darauf verzichten.
Fazit: Drei Dinge für den Oktober
Ein IT-Budget für 2027 muss nicht kompliziert sein. Drei Vorarbeiten reichen, und keine davon dauert länger als einen Nachmittag:
- Gerätelisten mit Kaufjahr. Alles über fünf Jahre bekommt eine Budgetzeile.
- Lizenzinventur. Wer nutzt was, und wer ist gar nicht mehr da?
- Die vier Töpfe prüfen: Infrastruktur, Software, Sicherheit, Schulung. Wo steht eine Null?
Wenn Sie diese drei Punkte haben, ist Ihr Budgetgespräch ein anderes. Sie diskutieren dann nicht mehr über eine Zahl, sondern über Entscheidungen. Und Entscheidungen lassen sich begründen.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie wissen möchten, wie Managed Services Ihrem Unternehmen Zeit und Kosten sparen – und wie sich das als planbare Zahl in Ihr Budget 2027 einfügt.
