Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Das haben die meisten Betriebe irgendwie gelöst – oft mit einem Postfach und der Hoffnung, dass nicht zu viele kommen. Die Pflicht war einseitig: empfangen ja, senden nein.
Zum 1. Januar 2027 dreht sich das. Dann müssen bestimmte Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen elektronisch versenden. Und die Zuordnung, wer dazugehört, hängt an einer Zahl, die gerade in diesen Wochen entsteht: Ihrem Umsatz des Jahres 2026.
Die Schwelle: 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Die Regelung ist gestaffelt, und sie ist in diesem Punkt angenehm klar:
- Ab 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr – also 2026 – über 800.000 Euro lag.
- Unternehmen unterhalb dieser Grenze dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken – allerdings nur, wenn der Empfänger damit ausdrücklich einverstanden ist.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle, unabhängig von der Größe. Dann endet die Übergangszeit für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen.
- Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz bleiben von der Versandpflicht dauerhaft ausgenommen. Empfangen müssen sie trotzdem können, weil Lieferanten ihnen E-Rechnungen ohne Zustimmung schicken dürfen.
Die verbindlichen Details stehen in den Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums unter bundesfinanzministerium.de; die Industrie- und Handelskammern haben unter ihk.de zusätzlich branchennahe Zusammenfassungen bereitgestellt. Da es hier um steuerliche Pflichten geht, ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner für die Einordnung Ihres konkreten Falls – wir schauen auf die Technik dahinter.
Daraus folgt der eigentliche Punkt dieses Artikels: Wenn Ihr Betrieb in diesem Jahr voraussichtlich die 800.000 Euro überschreitet, haben Sie ab dem 1. Januar 2027 eine Pflicht – und bis dahin weniger als drei Monate. Wenn Sie knapp darunter liegen, haben Sie ein Jahr mehr, aber die Zustimmungsregel macht das in der Praxis nicht wirklich bequem.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Hier liegt das häufigste Missverständnis, und es ist ein teures. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es per E-Mail kommt. Auch nicht, wenn es sehr schön aussieht.
Eine E-Rechnung im Sinne der Vorschrift ist ein strukturierter Datensatz. Das heißt: Die Rechnungsdaten liegen in klar benannten Feldern vor, die eine Software direkt einlesen kann – Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz, Leistungsempfänger. Keine Erkennung, keine Interpretation, kein Abtippen.
Praktisch begegnen Ihnen zwei Formate. Das eine ist eine reine Datendatei ohne Ansicht – für Menschen schwer lesbar, für Maschinen perfekt. Das andere ist eine Mischform: ein PDF, in dem der strukturierte Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Letzteres ist für kleinere Betriebe meist der angenehmere Weg, weil der Empfänger die Rechnung weiterhin wie gewohnt ansehen kann.
Welches Format Sie nutzen, ist in der Regel keine Entscheidung, die Sie selbst treffen müssen. Ihre Rechnungssoftware legt das fest. Die Frage ist nur, ob Ihre Software es überhaupt kann.
Die drei Fragen, die jetzt zählen
Statt einer Projektplanung reichen für den Anfang drei Fragen. Zwei davon beantwortet Ihre Buchhaltung, eine Ihr Softwareanbieter.
- Liegen wir 2026 über 800.000 Euro Umsatz – oder realistisch knapp darunter? Das ist eine Frage an die Buchhaltung, nicht an die IT. Bei einem knappen Ergebnis planen Sie besser so, als lägen Sie darüber.
- Kann unsere Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen und versenden – in der Version, die wir heute einsetzen? Nicht: in der aktuellen Version des Herstellers. In Ihrer. Das ist ein Unterschied, der regelmäßig Geld kostet, weil die Fähigkeit oft an ein Update oder ein Zusatzmodul gebunden ist.
- Wie kommt die Rechnung zum Kunden, und wie kommt sie bei uns ins Archiv? E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie bisher. Ein Datensatz, der nur im Mailpostfach einer Person liegt, ist kein Archiv.
Was in der Praxis schiefgeht
Wir sehen bei KMU immer dieselben drei Stolperstellen, und keine davon ist technisch kompliziert:
- Die Software kann es, aber niemand hat es eingerichtet. Das Modul ist lizenziert, die Funktion ist vorhanden, und im Januar stellt sich heraus, dass Pflichtfelder in den Stammdaten fehlen – eine Leitweg-Information, eine Steuernummer, ein Format für die Kundenkennung.
- Es gibt zwei Wege für Ausgangsrechnungen. Die Warenwirtschaft erzeugt die normalen Rechnungen, aber die Monteure schreiben kleine Beträge weiter in einer Vorlage. Dieser zweite Weg wird vergessen und ist dann ab Januar nicht regelkonform.
- Der Empfang wurde 2025 nur formal gelöst. Ein Sammelpostfach wurde angelegt, hineingeschaut hat seither niemand regelmäßig. Spätestens wenn Lieferanten ab 2027 verstärkt elektronisch senden, wird daraus ein echtes Problem – nicht wegen der Technik, sondern wegen übersehener Zahlungsfristen.
Eine ehrliche Einschätzung: Für die meisten Betriebe ist das kein IT-Projekt, sondern eine Software-Konfiguration plus eine Absprache mit dem Steuerberater. Wer eine moderne Warenwirtschaft oder Buchhaltungslösung im Abo nutzt, hat die Funktion mit hoher Wahrscheinlichkeit schon. Aufwendig wird es dort, wo Rechnungen in selbstgebauten Vorlagen oder in einer Branchensoftware entstehen, die seit Jahren nicht aktualisiert wurde.
Der Nebeneffekt, über den selten geredet wird
Die Pflicht ist eine Pflicht. Aber sie hat einen Nutzen, der oft untergeht: Wenn Ausgangs- und Eingangsrechnungen als strukturierte Daten vorliegen, entfällt das Abtippen auf beiden Seiten. Die Zahlungszuordnung wird eindeutiger, Mahnläufe werden einfacher, und der Monatsabschluss hat weniger offene Posten.
Das ist der Grund, warum sich der Aufwand in vielen Betrieben trotzdem rechnet, auch wenn ihn niemand freiwillig begonnen hätte. Wer die Umstellung ohnehin machen muss, kann sie auch gleich sinnvoll aufsetzen statt nur regelkonform.
Fazit
Zum 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für E-Rechnungen für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle. Entscheidend ist dabei Ihr Umsatz 2026 – eine Zahl, die in wenigen Wochen feststeht. Ein PDF per E-Mail erfüllt die Anforderung nicht.
Ihr erster Schritt besteht aus zwei E-Mails. Die eine geht an die Buchhaltung: Wo landen wir 2026 voraussichtlich? Die andere an Ihren Softwareanbieter: Kann unsere Version E-Rechnungen versenden, und was fehlt dafür? Mit diesen zwei Antworten wissen Sie, ob Sie ein Thema haben oder nicht – und das ist im Oktober eine deutlich angenehmere Erkenntnis als im Januar.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie klären möchten, was Ihre vorhandene Software leisten kann und wo eine Ergänzung sinnvoll ist. Wir schauen uns Ihren Rechnungsweg an – von der Erstellung bis ins Archiv.
